Tan importante como obtener información fiable es tenerla organizada y saber lo que se tiene y donde está en cada momento, porque si no, es como si no la tuvieramos.
Métodos de organizar las cosas hay bastantes, y no por que unos sean más formales que otros, quiere decir que en el caso concreto de una persona sean más utiles. A veces la gente se empeña en seguir unas líneas de organización que aunque sean las recomendadas, en su caso concreto no sirven más que para complicarles la vida.
Así que mi primer consejo es que el orden se adecúe a nosotros y no nosotros al orden porque vamos a perder más tiempo.
Por ejemplo, para guardar la documentacion a mi me resulta util usar carpetas de anillas y plasticos de estos que llevan agujeros y pueden contener folios (creo que su nombre oficial son fundas microperforadas), ya que los puedes coger, dejar, reordenar en cualquier momento y el folio va dentro y no se estropea. Si que es recomendable fotocopiar los documentos originales (partidas de bautismo, expedientes del ejercito, etc.) y trabajar en la medida de lo posible con las fotocopias, dejando los originales bien guardados y sin tocarlos mucho para que no se estropeen.
Tambien puede llevarse un registro manual o informático de que documentos se tienen, cuales faltan por conseguir, etc. (por ejemplo, una base de datos en access o cualquier gestor que se maneje con el nombre del documento, carpeta en el que esta, o si falta por conseguir). Un día que te levantes con animo puedes seleccionar solamente aquellos que faltan por conseguir e intentar hacer las gestiones oportunas para ir obteniendo lo que se pueda.
Acerca de como llevar el control del arbol genealogico, una forma de hacerlo es manualmente, anotando en un folio cada una de las personas con un numero identificativo y adjuntando un folio con ese numero ampliando la historia que se conozca, datos, etc. de esa persona (digo folio, como puede ser cuaderno o cualquier otro tipo de material en papel). En informatica de nuevo puede usarse una base de datos estandar o algun programa específico del campo de la genealogia.
También es bueno pensar, pero eso yo creo que le pasa a todo el mundo el primer par de veces que acude a consultar documentos, luego ya te agencias alguna forma de controlar esto tambien, que las consultas a veces deben ser rapidas y eficaces (los archivos consultados abren poco tiempo, has conseguido como favor ver algun material y estas haciendo perder tiempo a quien te lo enseña, etc.), por lo que ni se puede ir con ochenta papeles para ponerte sobre la marcha a estudiar que tienes que buscar, ni es recomendable ir completamente vacio a no ser que se tenga una memoria prodigiosa. Es muy bueno, como minimo, llevar un arbol de los que imprimen los programas de genealogia, o hecho por si mismo, de la rama relacionada con los documentos que se van a consultar, lo mas completo y la vez lo mas escueto posible aunque suene paradojico.
Es decir, no se trata de llevar ni un arbol bonito, ni esteticamente ordenado, ni tres folios por persona con su vida y milagros, ni nada de eso. Eso para entretenernos en casa luego, pero en el sitio de trabajo necesitamos una especie de extracto en el que aparezcan cuantas mas personas mejor (hermanos, primos, sobrinos, etc.) de nuestros personajes, para poder buscar por algun sitio si nuestra linea principal de investigacion por lo que sea no lleva a ningún lado, con los datos esenciales que nos permitan investigar (fechas de cualquier tipo esencialmente). Es bueno a traves de algun codigo de colores personal o truco similar destacar estos personajes de acuerdo a unas preferencias, por ejemplo nuestra linea directa en negrita, los personajes sobre los que hay que buscar documentos subrayados, los de una familia en fosforito de un color, los de otra en otro color... da igual, lo unico que importa es que de un rapido vistazo nos demos cuenta de quienes tenemos que buscar informacion, con que familia podemos encontrarlos relacionados, etc. Situarnos sobre todo. Esto cuando tienes cuatro personas en tu arbol es facil, pero a medida que la cosa va creciendo (y con un poco de suerte en un par de sesiones de archivo llegas a los 30 o 40) tiendes a casar a los padres con los hijos y a pensar que dos personas de distintas familias eran hermanos. Si te dedicas a clarificar todo esto en el archivo o biblioteca, y este centro es de horario reducido, te comes tu oportunidad en hacer los deberes de casa...
Sea cual sea la forma de organizarse, tiene que ser fundamentalmente util, es decir, de nada vale tener un sistema informatizado perfecto con todos los datos, informaciones, documentos escaneados, etc. si luego cuando vas a consultar a un archivo, parroquia, etc. no te puedes llevar un portatil con todo eso y necesitas papeles como unico medio de consulta. El sistema perfecto no sirve en este caso para nada, con lo cual puede ser perfecto académicamente o teóricamente, pero para nosotros el único sistema perfecto es el que nos permita encontrar la información lo más rápido posible y con los datos necesarios que nos hagan falta en cada momento.
